18 maart 2020
Door Pim van den Brule

Outsourcing van HR Operations: de voordelen

Consultday heeft jarenlange ervaring op het snijvlak van HR en IT. De sourcing van de HR-administratie en/of payroll is een vraagstuk waar veel organisaties zoekende in zijn. Daarbij is de informatievoorziening over het algemeen gefocust op de voordelen van outsourcing. Daarom zetten wij in een tweeluik zowel de voordelen van outsourcen als die van insourcing op een rij. In dit eerste deel benoemen wij de voordelen van outsourcing van HR Operations.

Continuïteit

De HR-administratie en specifiek de payroll administratie is de laatste decennia flink complexer geworden. Dit heeft zijn weerslag op de benodigde competenties binnen administratieve teams. Tegenwoordig zijn er minder medewerkers nodig, maar is het benodigde werk- en denkniveau juist sterk gestegen. Hierdoor is er binnen sommige organisaties een mismatch ontstaan tussen de kwaliteiten die nodig zijn en de kwaliteiten die beschikbaar zijn. Dit met als gevolg meer uitval, hogere inhuurkosten en grotere continuïteitsrisico’s. Door te kiezen voor outsourcing worden deze risico’s verlegd naar de BPO-partner en is de continuïteit voor de eigen organisatie beter gewaarborgd.

Business case

Een belangrijk voordeel is dat er bij outsourcing wordt gewerkt vanuit een vooraf onderzochte Business Case. Als eerste helpt een Business Case om een goede inschatting te maken van de kosten die je als organisatie kan verwachten. De Business Case helpt ook bij het bepalen van de juiste KPI’s. Op basis van deze KPI’s moet het helder zijn wat zowel van de BPO-partner als van de interne organisatie wordt verwacht. In de praktijk wordt dit regelmatig onvoldoende geborgd. Als laatste helpt de opgestelde Business Case om de gedefinieerde besparingen daadwerkelijk te realiseren.

Wet- en regelgeving

Wet- en regelgeving op het vlak van HR en Payroll is complex en er gelden hoge boetes als het niet correct wordt uitgevoerd. Met de keuze voor outsourcing kiezen organisatie ervoor om deze risico’s te mitigeren. Verder garanderen organisaties zich van expertise die kan worden geraadpleegd door HR en/of andere interne medewerkers. Vervolgens is de BPO-partner ervoor verantwoordelijk om de juiste kennis in huis te hebben, kennis up-to-date te houden, en ligt deze verantwoordelijkheid niet meer bij de eigen organisatie.

Focus op de Business

De keuze voor outsourcing hangt ook samen met de discussie over de rol van HR. Binnen veel organisaties is HR zoekende (geweest) naar de rol binnen de interne organisatie. Daarbij wordt HR vaak aangekeken op het niet of matig functioneren van HR Operations. Dit heeft vervolgens negatieve invloed op het beeld van de business op HR, waardoor het HR niet of lastiger lukt de rol van strategisch business partner te vervullen. De keuze van outsourcing zorgt ervoor dat HR zich beter kan focussen op de business en zo de gewenste strategische rol kan vervullen.

Toegevoegde waarde BPO-organisatie

Een BPO-partner is een specialist op het vlak van HR en/of payroll administratie. Hierdoor werken zij met specialisten die het bijhorende softwarepakket goed kennen. Een goede BPO-partner zal continu bezig zijn om mee te gaan in de ontwikkeling van het pakket en de dienstverlening. Als organisatie kan je hierdoor meeliften op deze expertise, zonder hier volledig in te hoeven te investeren.

Over Consultday

Consultday helpt organisaties HR Technologie te begrijpen en HR te transformeren. Onze werkwijze is gebaseerd op inhoudelijke kennis, een realistische aanpak, heldere communicatie en geloof in de kracht van de interne medewerker. Daarbij vormen HR (Tech) Project Management en HR (Tech) Business Consultancy de basis van onze dienstverlening. Door onze kennis, ervaring en onafhankelijke positie is Consultday de ideale partner voor het bepalen van de HR-sourcing strategie. Wil je hierover met ons verder in gesprek? Neem dan contact met ons op.