18 maart 2020
Door Rik Wolting

Insourcing HR Operations: de voordelen

Consultday heeft jarenlange ervaring op het snijvlak van HR en IT. De sourcing van de HR-administratie en/of payroll is een vraagstuk waar veel organisaties zoekende in zijn. Daarbij is de informatievoorziening over het algemeen gefocust op de voordelen van outsourcing. Daarom onderzoeken wij in dit 2e artikel juist de voordelen van de insourcing/het behoud van HR Operations.

Loopbaanpaden
Het vakgebied van HR Operations is de laatste tijd steeds complexer geworden. Een belangrijke driver zijn de ontwikkelingen op het vlak van HR-IT in combinatie met het DNA van de meeste Hrm’ers. Door de technologische ontwikkelingen zijn systemen complexer geworden en worden er meer HR-applicaties gebruikt. Ook zijn processen, regels en systemen vaak het tegenovergestelde van waar de passie van veel Hrm’ers ligt, namelijk het werken met mensen. Hierin kan juist HR operations zorgen voor een gezonde balans binnen HR. Zo werken er bij HR operations de medewerkers die graag denken in processen en het leuk vinden om met cijfers en systemen te werken. Door dit intern te beleggen kan er een ‘kraamkamer’ ontstaan voor toekomstige functioneel beheerders, procesanalisten, HR Analytics specialisten, C&B’ers en andere type HR-managers die bij zullen dragen aan de doorontwikkeling van HR.

Behoud van kennis
Een belangrijk risico van outsourcing is het gebrek aan kennis dat kan ontstaan binnen de interne organisatie. Dit probleem wordt gedurende de jaren vaak groter. Zo kan de denkfout ontstaan dat de BPO-partner (BPO staat voor Business Process Outsourcing) het gehele proces overziet, terwijl de scope in de praktijk kleiner is. Organisaties kunnen zo zelf verantwoordelijk zijn voor fouten, terwijl zij verwachten dat het risico is afgedekt. Een ander risico is dat HR-advies en het management intern onvoldoende geadviseerd en/of gecorrigeerd wordt. Een laatste risico is dat outsourcing kan zorgen voor een Lock-in bij de BPO-partner (zeker in combinatie met HR-software). Door het gebrek aan kennis bestaat de kans dat de dienstverlening vervolgens onvoldoende beoordeeld kan worden. Door te kiezen voor een intern sourcing model wordt juist intern kennis behouden en deze risico’s voorkomen.

Kosten
Het outsourcen van HR Operations is niet per definitie goedkoper. Naast de personeels- en systeemkosten zal een BPO partij namelijk qua capaciteit rekening houden met de variatie van het werk en een marge hanteren op de dienstverlening. Verder kan er ook dubbelwerk ontstaan door noodzakelijke extra controles en het aanhouden van interne capaciteit voor de verantwoordelijkheden die intern belegd blijven minus de schaalvoordelen van voorheen. Als laatste moet niet onderschat worden welke schaalvoordelen er intern al zijn behaald door bijvoorbeeld efficiënte processen en opgebouwde kennis. Hierdoor kan het voor een BPO-partij lastig zijn om dit niveau te evenaren.

Toekomstige besparingen
Door te outsourcen geef je als organisatie ook een deel van je toekomstige besparingen weg. Door ontwikkelingen als Machine Learning, AI, RPA en verdere optimalisaties zullen er in de toekomst minder medewerkers nodig zijn binnen de administraties en zal het werk (en ook de kosten) verder verschuiven richting IT. Door zelf verantwoordelijk te blijven voor HR Operations biedt dit de ruimte voor HR om toekomstige besparingen zelf te investeren in andere HR-projecten zoals HR-IT en/of de kosten van de bedrijfsvoering te verlagen.

In control
Als organisatie blijf je in control over een belangrijk bedrijfsproces. Hierdoor ben je niet afhankelijk van het functioneren en de beschikbare tijd van een BPO-partner. Daarnaast kan HR Operations ook beter meebewegen met interne ontwikkelingen, bijvoorbeeld het verbeteren van de interne HR-processen of de mogelijke overstap naar een nieuw softwarepakket. Als organisatie blijf je volledig de baas over de gehele HR-kolom. Daarnaast heb je nooit de garantie dat de partij waar je nu een contract afsluit over 3 tot 5 jaar dezelfde partij is als waarmee je de samenwerking bent aangegaan.

Over Consultday
Consultday helpt organisaties HR Technologie te begrijpen en HR te transformeren. Onze werkwijze is gebaseerd op inhoudelijke kennis, een realistische aanpak, heldere communicatie en geloof in de kracht van de interne medewerker. Daarbij vormen HR (Tech) Project Management en HR (Tech) Business Consultancy de basis van onze dienstverlening. Onze kennis en ervaring sluit goed aan bij het bepalen van je HR-sourcing strategie. Wil je hierover met ons verder praten? Neem dan contact met ons op.