Menu
Projectmanagement outsourcing HR en payroll administratie, reorganisatie organisatiestructuur en implementatie nieuwe werkwijze (Raet)
Marktconsultatie outsourcing, selectie HR IT en implementatiepartner (AFAS & Successfactors)
Projectmanagement & Business Consultancy implementatie ERP-pakket inclusief payroll (AFAS)
Projectmanagement & Business Consultancy aanbesteding & implementatie HR-systeem (Workday & ADP)
HR transformatie en vervanging HR systeem inclusief payroll (Exact naar AFAS)
Projectmanagement & Change Internationale Implementatie HR-systeem (Workday & ADP)
Programmamanagement & HR Tech Business Consultancy (Successfactors)
Begin van het jaar was er nog sprake van een goed lopende economie, positieve perspectieven en een krappe arbeidsmarkt. Deze omstandigheden hadden ook invloed op de belangrijkste thema’s binnen HR. Volgens het ‘HR-Trends 2019-2020’ onderzoek van o.a. Berenschot en AFAS waren dit:
In het licht van de economische gevolgen van Corona is het perspectief van de Business, en daarmee ook van HR, sterk aan het veranderen. Daarom opperen wij in dit artikel de drie HR-thema’s die vanaf nu bovenaan de agenda van HR kunnen komen te staan.
In tijden van een crisis gaat het meeste geld direct richting het primaire proces van de organisatie. Zonder de business valt namelijk ook het bestaansrecht van organisaties weg. Daarnaast is juist binnen het primair proces relatief eenvoudig om een business case op te bouwen en daarmee de verwachte besparingen hard te maken.
Dit is een lastige opgave voor HR. Een deel van de bijdrage van HR is niet direct hard te maken en sommige uitgaven zijn vooral een kostenpost zonder duidelijke opbrengst. HR gaat daarom nog harder moeten vechten voor het behoud van de (strategische) rol binnen organisaties. Ook de budgetten van HR zullen als ondersteunende afdeling sneller onder druk komen te staan. Onze verwachting is dan ook dat de focus gaat veranderen van meer de ‘zachte kant’ van HR (bijvoorbeeld populaire thema’s als Employer Branding, vitaliteit, Medewerkersbetrokkenheid en de Employee Journey) naar Operational Excellence, reorganisaties en naar sturingsdata.
Bij de verschuiving naar Operational Excellence verandert ook de focus naar onderwerpen als digitalisering en robotisering. Deze thema’s kunnen in duidelijke business cases worden gevat en bijdragen aan het besparen van kosten. De huidige situatie zorgt er voor dat deze onderwerpen snel hoger op de agenda komen. Organisaties zien nu wat er versneld mogelijk is op het vlak van digitalisering, en ook zien organisaties waar nu nog de grootste issues zitten. Deze ervaring zal bijdragen aan een versnelde digitalisering van organisaties waarbij de adoptie van medewerkers de afgelopen periode goed is getraind.
Inmiddels heeft een grote groep bedrijven werktijdverkorting aangevraagd. Voor 16 maart hadden er 20.000 bedrijven voor in totaal 300.000 medewerkers een aanvraag ingediend. Op 17 maart stond einde dag de teller op 78.000 bedrijven voor een onbekend aantal medewerkers. De teller lijkt dus verder op te lopen en het is een reële verwachting dat er uiteindelijk een behoorlijk aantal organisaties gaat krimpen, of zelfs failliet zal gaan. Dit zal vervolgens leiden tot een groot aantal reorganisaties en/of gedwongen fusies. Onze verwachting is dat dit thema dan ook flink gaat stijgen op de agenda, en weer een belangrijk onderwerp wordt binnen bestuurskamers en HR.
Stuurinformatie zou volgens de respondenten in 2020 al een belangrijker HR thema gaan worden. Door de economische ontwikkelingen zal de behoefte aan (HR) stuurinformatie alleen maar verder toenemen. Juist op directieniveau zal de behoefte groter worden om nog meer op data te sturen. Een belangrijk element is dat de factor mens binnen veel organisaties de grootste kostenposten is. De HR stuurinformatie zal een nog belangrijkere informatiebron worden om de nieuwe route van organisaties te bepalen en te monitoren waar de organisatie staat.
Consultday helpt organisaties HR Technologie te begrijpen en HR te transformeren. Onze werkwijze is gebaseerd op inhoudelijke kennis, een realistische aanpak, heldere communicatie en geloof in de kracht van de interne medewerker. Daarbij vormen HR (Tech) Project Management en HR (Tech) Business Consultancy de basis van onze dienstverlening. Onze kennis sluit hierdoor goed aan bij de genoemde onderwerpen als digitalisering en stuurinformatie. Wil je hierover met ons verder praten? Neem dan contact met ons op.
Consultday heeft jarenlange ervaring op het snijvlak van HR en IT. De sourcing van de HR-administratie en/of payroll is een vraagstuk waar veel organisaties zoekende in zijn. Daarbij is de informatievoorziening over het algemeen gefocust op de voordelen van outsourcing. Daarom zetten wij in een tweeluik zowel de voordelen van outsourcen als die van insourcing op een rij. In dit eerste deel benoemen wij de voordelen van outsourcing van HR Operations.
De HR-administratie en specifiek de payroll administratie is de laatste decennia flink complexer geworden. Dit heeft zijn weerslag op de benodigde competenties binnen administratieve teams. Tegenwoordig zijn er minder medewerkers nodig, maar is het benodigde werk- en denkniveau juist sterk gestegen. Hierdoor is er binnen sommige organisaties een mismatch ontstaan tussen de kwaliteiten die nodig zijn en de kwaliteiten die beschikbaar zijn. Dit met als gevolg meer uitval, hogere inhuurkosten en grotere continuïteitsrisico’s. Door te kiezen voor outsourcing worden deze risico’s verlegd naar de BPO-partner en is de continuïteit voor de eigen organisatie beter gewaarborgd.
Een belangrijk voordeel is dat er bij outsourcing wordt gewerkt vanuit een vooraf onderzochte Business Case. Als eerste helpt een Business Case om een goede inschatting te maken van de kosten die je als organisatie kan verwachten. De Business Case helpt ook bij het bepalen van de juiste KPI’s. Op basis van deze KPI’s moet het helder zijn wat zowel van de BPO-partner als van de interne organisatie wordt verwacht. In de praktijk wordt dit regelmatig onvoldoende geborgd. Als laatste helpt de opgestelde Business Case om de gedefinieerde besparingen daadwerkelijk te realiseren.
Wet- en regelgeving op het vlak van HR en Payroll is complex en er gelden hoge boetes als het niet correct wordt uitgevoerd. Met de keuze voor outsourcing kiezen organisatie ervoor om deze risico’s te mitigeren. Verder garanderen organisaties zich van expertise die kan worden geraadpleegd door HR en/of andere interne medewerkers. Vervolgens is de BPO-partner ervoor verantwoordelijk om de juiste kennis in huis te hebben, kennis up-to-date te houden, en ligt deze verantwoordelijkheid niet meer bij de eigen organisatie.
De keuze voor outsourcing hangt ook samen met de discussie over de rol van HR. Binnen veel organisaties is HR zoekende (geweest) naar de rol binnen de interne organisatie. Daarbij wordt HR vaak aangekeken op het niet of matig functioneren van HR Operations. Dit heeft vervolgens negatieve invloed op het beeld van de business op HR, waardoor het HR niet of lastiger lukt de rol van strategisch business partner te vervullen. De keuze van outsourcing zorgt ervoor dat HR zich beter kan focussen op de business en zo de gewenste strategische rol kan vervullen.
Een BPO-partner is een specialist op het vlak van HR en/of payroll administratie. Hierdoor werken zij met specialisten die het bijhorende softwarepakket goed kennen. Een goede BPO-partner zal continu bezig zijn om mee te gaan in de ontwikkeling van het pakket en de dienstverlening. Als organisatie kan je hierdoor meeliften op deze expertise, zonder hier volledig in te hoeven te investeren.
Consultday helpt organisaties HR Technologie te begrijpen en HR te transformeren. Onze werkwijze is gebaseerd op inhoudelijke kennis, een realistische aanpak, heldere communicatie en geloof in de kracht van de interne medewerker. Daarbij vormen HR (Tech) Project Management en HR (Tech) Business Consultancy de basis van onze dienstverlening. Door onze kennis, ervaring en onafhankelijke positie is Consultday de ideale partner voor het bepalen van de HR-sourcing strategie. Wil je hierover met ons verder in gesprek? Neem dan contact met ons op.
Consultday heeft jarenlange ervaring op het snijvlak van HR en IT. De sourcing van de HR-administratie en/of payroll is een vraagstuk waar veel organisaties zoekende in zijn. Daarbij is de informatievoorziening over het algemeen gefocust op de voordelen van outsourcing. Daarom onderzoeken wij in dit 2e artikel juist de voordelen van de insourcing/het behoud van HR Operations.
Loopbaanpaden
Het vakgebied van HR Operations is de laatste tijd steeds complexer geworden. Een belangrijke driver zijn de ontwikkelingen op het vlak van HR-IT in combinatie met het DNA van de meeste Hrm’ers. Door de technologische ontwikkelingen zijn systemen complexer geworden en worden er meer HR-applicaties gebruikt. Ook zijn processen, regels en systemen vaak het tegenovergestelde van waar de passie van veel Hrm’ers ligt, namelijk het werken met mensen. Hierin kan juist HR operations zorgen voor een gezonde balans binnen HR. Zo werken er bij HR operations de medewerkers die graag denken in processen en het leuk vinden om met cijfers en systemen te werken. Door dit intern te beleggen kan er een ‘kraamkamer’ ontstaan voor toekomstige functioneel beheerders, procesanalisten, HR Analytics specialisten, C&B’ers en andere type HR-managers die bij zullen dragen aan de doorontwikkeling van HR.
Behoud van kennis
Een belangrijk risico van outsourcing is het gebrek aan kennis dat kan ontstaan binnen de interne organisatie. Dit probleem wordt gedurende de jaren vaak groter. Zo kan de denkfout ontstaan dat de BPO-partner (BPO staat voor Business Process Outsourcing) het gehele proces overziet, terwijl de scope in de praktijk kleiner is. Organisaties kunnen zo zelf verantwoordelijk zijn voor fouten, terwijl zij verwachten dat het risico is afgedekt. Een ander risico is dat HR-advies en het management intern onvoldoende geadviseerd en/of gecorrigeerd wordt. Een laatste risico is dat outsourcing kan zorgen voor een Lock-in bij de BPO-partner (zeker in combinatie met HR-software). Door het gebrek aan kennis bestaat de kans dat de dienstverlening vervolgens onvoldoende beoordeeld kan worden. Door te kiezen voor een intern sourcing model wordt juist intern kennis behouden en deze risico’s voorkomen.
Kosten
Het outsourcen van HR Operations is niet per definitie goedkoper. Naast de personeels- en systeemkosten zal een BPO partij namelijk qua capaciteit rekening houden met de variatie van het werk en een marge hanteren op de dienstverlening. Verder kan er ook dubbelwerk ontstaan door noodzakelijke extra controles en het aanhouden van interne capaciteit voor de verantwoordelijkheden die intern belegd blijven minus de schaalvoordelen van voorheen. Als laatste moet niet onderschat worden welke schaalvoordelen er intern al zijn behaald door bijvoorbeeld efficiënte processen en opgebouwde kennis. Hierdoor kan het voor een BPO-partij lastig zijn om dit niveau te evenaren.
Toekomstige besparingen
Door te outsourcen geef je als organisatie ook een deel van je toekomstige besparingen weg. Door ontwikkelingen als Machine Learning, AI, RPA en verdere optimalisaties zullen er in de toekomst minder medewerkers nodig zijn binnen de administraties en zal het werk (en ook de kosten) verder verschuiven richting IT. Door zelf verantwoordelijk te blijven voor HR Operations biedt dit de ruimte voor HR om toekomstige besparingen zelf te investeren in andere HR-projecten zoals HR-IT en/of de kosten van de bedrijfsvoering te verlagen.
In control
Als organisatie blijf je in control over een belangrijk bedrijfsproces. Hierdoor ben je niet afhankelijk van het functioneren en de beschikbare tijd van een BPO-partner. Daarnaast kan HR Operations ook beter meebewegen met interne ontwikkelingen, bijvoorbeeld het verbeteren van de interne HR-processen of de mogelijke overstap naar een nieuw softwarepakket. Als organisatie blijf je volledig de baas over de gehele HR-kolom. Daarnaast heb je nooit de garantie dat de partij waar je nu een contract afsluit over 3 tot 5 jaar dezelfde partij is als waarmee je de samenwerking bent aangegaan.
Over Consultday
Consultday helpt organisaties HR Technologie te begrijpen en HR te transformeren. Onze werkwijze is gebaseerd op inhoudelijke kennis, een realistische aanpak, heldere communicatie en geloof in de kracht van de interne medewerker. Daarbij vormen HR (Tech) Project Management en HR (Tech) Business Consultancy de basis van onze dienstverlening. Onze kennis en ervaring sluit goed aan bij het bepalen van je HR-sourcing strategie. Wil je hierover met ons verder praten? Neem dan contact met ons op.