Quality Assurance van Projecten en Programma’s: op zoek naar impactvolle projectrisico’s en niet geziene tekortkomingen

Hein de Jong

Managing HR IT Consultant

15 januari 2025

Nadat Christina eerder deze week al een introductie voor project- en procesmanagement schreef, wil ik met jullie kijken naar de kwaliteitscontrole bij projecten. Om de risico’s in een HR IT project voor het niet behalen van haar doelen en resultaten zo klein mogelijk te maken, is het zinvol om gedurende een project program and project quality assurance toe te passen. In zo’n assurance wordt gekeken of alle voorwaarden aanwezig zijn om een goed projectresultaat te behalen en welke risico’s dit resultaat kunnen verstoren. Noem het een APK op je project. 

Quality assurance voor het projectresultaat 

In de praktijk zie ik vaak dat iedereen in een project is gefocust op het behalen van de projectresultaten, binnen budget en binnen de tijd. Risico’s worden benoemd en gezien, en gebreken komen aan het licht. Maar onder druk van een succesvolle en tijdige livegang worden deze risico’s en gebreken, en voor een belangrijk gedeelte onbewuste, kleiner gehouden dan dat ze in werkelijk zijn. Naar het risico op grote verstoringen wordt weggekeken, met de aanname dat deze risico’s gedurende de rest van het project nog wel worden gemitigeerd of opgelost. Niet dus. Voor je het in de gaten hebt groeien de gevolgen van deze risico’s uit tot impactvolle proporties die het projectresultaat zwaar onder druk zetten. Een lekkende kraan die steeds harder gaat stromen en die op een gegeven moment bijna niet meer dicht te krijgen is. Iets dat in veel gevallen pas tegen het einde van het project naar voren komt.  

Quality assurance is daarom niet iets vervelends voor je project, maar juist noodzakelijk om je te verzekeren van een goed resultaat. Het voelt als een luis in de pels, maar het is een hulp die de vinger op de zere plek kan leggen. Zodat het projectresultaat beter voorspelbaar en succesvoller wordt. Met een resultaat dat voldoet aan de eisen en verwachtingen van de organisatie en de klanttevredenheid bij de eindgebruiker. Kleine gebreken die je ontdekt gedurende het project, zijn op dat moment vaak nog relatief gemakkelijk te repareren. Er is nog tijd om bij te sturen. Hiermee wordt voorkomen dat een project niet op tijd kan worden opgeleverd, en dat de kosten boven budget uitstijgen. Niemand wil dat er na livegang zoveel tekortkomingen optreden dat de operatie daar ernstig door wordt verstoord. 

Controle en Consultday 

Bij Consultday toetsen we projecten met behulp van onze ervaringen uit de praktijk. Voorop staat dat we zaken simpel, eenvoudig en begrijpelijk houden. We verwoorden onze bevindingen helder en transparant. We kijken naar zowel de business als naar de IT-aspecten. Hiermee dragen we bij aan een verzekerd succesvol projectresultaat.  

Het uitvoeren van een kwaliteitscontrole doen we bij Consultday vanuit verschillende invalshoeken. Deze beschrijf ik hieronder, waarbij ik bij iedere invalshoek een aantal voorbeelden geef: 

  1. Techniek en Inhoud
    Als startpunt kijken we naar de kwaliteit en volledigheid van de requirements en wie daarbij zijn betrokken. Zijn deze requirements helder en begrijpelijk? Zijn de juiste HR-specialisten betrokken vanuit beleid, arbeidsvoorwaarden en regelingen? Hebben proceseigenaren die de end-to-end processen goed kennen, hun input wel gegeven? En zijn medewerkers die met de dagelijkse operationele en uitvoerende werkzaamheden zijn belast, betrokken? Zij weten immers wat eindgebruikers belangrijk vinden, staan met de voeten in de klei en weten waar de risico’s zich bevinden in de uitvoering. Ook wordt het testen getoetst. Is het testen, naast de werking van de functionele eenheden, ook gericht op bijvoorbeeld de end-to-end processen? Met interfaces die technisch werken en waarbij de productiegegevens vlekkeloos door de keten stromen? Eventuele obstakels of lastigheden kun je hierdoor aanpakken en verbeteren, zodat de kans minimaliseert dat je dit voor het eerst ziet bij de daadwerkelijke go-live.
  2. Organisatie en Governance
    Belangrijk is hoe de project governance is ingericht. Deze governance is de handeling of de wijze van besturen, de gedragscode en het toezicht op organisaties tijdens het project. Hierbij stel je jezelf vragen als: welke overlegstructuren zijn er met welke deelnemers en hoe regelmatig vinden deze plaats? Hoe worden bijvoorbeeld beslissingen over wijzigingen genomen? Hoe worden deze voorbereid, aangeleverd en gedocumenteerd? Een duidelijke governance brengt rust in het projectteam en in de organisatie. Het is efficiënt en prettig als iedereen weet volgens welke structuren er wordt gewerkt en waar besluiten worden genomen. Belangrijk is bijvoorbeeld waar en wanneer deliverables worden vastgesteld en afgetekend, zodat de ontwerpfase niet nog doorloopt terwijl er al gestart is met de bouwfase.
  3. Mensen en Cultuur
    Zoals eerder genoemd is de kwaliteit van medewerkers een belangrijke factor. Inhoudelijke kennis, maar ook het nemen van eigenaarschap draagt bij aan het projectsucces. Issues signaleren, deze ter sprake brengen, oppakken en oplossen. Een kritische maar opbouwende houding, gericht op samenwerking in het project én met de organisatie. In de ideale situatie zou je een medewerker willen hebben met een embedded mechanisme voor kwaliteitscontrole. 
  4. Planning en Financiën
    Een no-brainer, maar zeer belangrijk: wat is de kwaliteit van de planning? Zeggen we dat we Agile werken, terwijl de planning voor de komende 2 jaar al vaststaat? Of is er een “hoogover” planning, zonder dat er een lijst is met gedetailleerde deliverables, waaraan de voortgang van het project kan worden getoetst? En hoe zit het met de financiën? Is er een business case en is het behalen van de doelstellingen vanuit deze case nog realistisch? Onderdelen die op papier heel eenvoudig lijken, maar waarbij verrassingen als een konijn uit de hoge hoed kunnen komen, vaak richting het einde van het project. Dat wil je voorkomen.
  5. Change en Communicatie
    Het voorbereiden en meenemen van de organisatie naar een nieuw systeem is cruciaal voor het succes. Wat is de change story die hoort bij deze verandering? Wat is het lonkende perspectief dat het nieuwe HR-pakket gaat brengen? Immers, alles zal beter worden met de komst van bijvoorbeeld de nieuwe HR-self serviceprocessen! Wie zijn de dragers en voorlopers in de beoogde verandering? Zij zijn de sleutels naar succes! Dit zijn de vragen die je jezelf moet stellen en vervolgens beantwoorden voor een goede quality assurance.Van groot belang is het dat degenen die met de nieuwe self service-processen gaan werken, weten hoe ze dit moeten doen. Het liefst drempelloos en zonder training. Mijn ervaring is dat er vaak veel tijd wordt gestoken in het maken van instructies, video’s en trainingen. De praktijk heeft ons juist heeft geleerd dat pas wanneer iemand vastloopt in de uitvoering van het proces, deze om hulp gaat vragen. En wat is er dan geregeld voor deze eindgebruiker? Wat is de instant help? Is er een goed bereikbare servicedesk of is AI-tooling zoals myMeta beschikbaar? Tools die de gebruiker verder helpen in het proces op het moment dat deze daar behoefte aan heeft. En als er wel een servicedesk is, hoe is deze georganiseerd? Is er bijvoorbeeld een ticketing systeem waarmee meldingen opgepakt, gevolgd en gemanaged kunnen worden? Of een AI- hulp die al jouw vragen direct beantwoordt. 

Op deze manier kijken we bij Consultday naar projecten. Samen brengen we de impactrisico’s in kaart en maken we niet-geziene tekortkomingen juist zichtbaar. Met als doel het verbeteren van het projectresultaat en meer zekerheid te hebben op succes. We gaan van goed naar beter! 

Contact opnemen

Wil jij jouw impactvolle risico’s in kaart brengen en het niet geziene zichtbaar maken? Ik help je hier graag bij! Neem contact op zodat we samen bespreken hoe we dit samen het gemakkelijkst doen. Tot snel?


Meer Blogs