16 juli 2024
Marketeer
16 juli 2024
De sourcing van de HR-administratie en/of payroll is een vraagstuk waar veel organisaties zoekende in zijn. Daarbij is de informatievoorziening vaak gefocust op de voordelen van outsourcing. Consultday heeft jarenlange ervaring op het snijvlak van HR en IT en zijn wij uitstekend in staat om de voordelen van outsourcing van HR-operations te bespreken met je.
Dit is deel 1 in een serie van 2.
Een BPO-partner (Business Process Outsourcing-partner) is niet alleen een leverancier, maar ook een strategische partner die waarde toevoegt aan de HR- en payrolladministratie van organisaties. De specialisten van een BPO-partner zijn vaak diepgaande kenners van de bijbehorende softwarepakketten en blijven voortdurend up-to-date met de nieuwste ontwikkelingen en trends. Dit betekent dat de organisatie kan profiteren van geavanceerde technologieën en best practices zonder de noodzaak om zelf grote investeringen te doen in training en technologie-upgrades. Daarnaast kan een BPO-partner schaalvoordelen bieden die individuele bedrijven moeilijk kunnen bereiken, waardoor kostenbesparingen mogelijk zijn zonder in te boeten aan kwaliteit en betrouwbaarheid.
Vijf van deze voordelen zijn:
De HR-administratie, en specifiek de payroll administratie, is de laatste decennia een stuk complexer geworden. Dit heeft zijn weerslag op de benodigde competenties binnen administratieve teams. Tegenwoordig zijn er minder medewerkers nodig, maar is het verwachte kennisniveau juist sterk gestegen. Hierdoor is er in veel gevallen een mismatch ontstaan tussen de huidige bezetting en het benodigde type medewerkers. Dit maakt het lastig om de juiste mensen te behouden of juist aan te trekken. Dit kan leiden tot meer uitval, hogere inhuurkosten en/of grotere continuïteitsrisico’s. Door te kiezen voor outsourcing worden deze risico’s verlegd naar de BPO-partner en is de continuïteit voor de eigen organisatie beter gewaarborgd.
Een belangrijk voordeel is dat er bij outsourcing wordt gewerkt vanuit een vooraf vastgelegde business case. Allereerst helpt een business case om een goede inschatting te maken van de verwachte kosten voor jouw organisatie. De business case helpt ook bij het bepalen van de juiste KPI’s. Op basis van deze doelstellingen moet het duidelijk zijn wat zowel van de BPO-partner als van de interne organisatie wordt verwacht en is dit op digitaal papier vastgelegd. In de praktijk wordt dit regelmatig onvoldoende geborgd. Als laatst helpt de opgestelde business case om de gedefinieerde besparingen daadwerkelijk te monitoren en realiseren.
Wet- en regelgeving op het vlak van HR en Payroll is complex en veranderlijk en er gelden hoge boetes als deze niet correct worden nageleefd. Met de keuze voor een BPO-oplossing kiezen organisaties voor het vermijden van deze risico’s. Ook weet je zeker dat je expertise in huis haalt die kan worden geraadpleegd door HR en/of andere interne medewerkers, ook over deze wet- en regelgeving. De Business Process Outsourcing-partner ervoor verantwoordelijk om de juiste kennis in huis te hebben, kennis up-to-date te houden. Deze verantwoordelijkheid ligt niet meer bij de eigen organisatie maar bij ingeschakelde experts.
De keuze voor outsourcing hangt samen met de discussie rondom de rol van HR. Daarbij wordt HR vaak aangekeken op het niet of matig functioneren van HR-Operations. Dit heeft een negatieve invloed op het beeld van de business op de afdeling HR en hun processen, waardoor het dit team helemaal of gedeeltelijk niet lukt de rol van strategisch business partner te vervullen. De keuze voor outsourcing zorgt ervoor dat HR zich beter kan focussen op de business en zo ook de gewenste strategische rol kan innemen.
Een BPO-partner is specialist op het vlak van HR en/of payroll administratie. Zij werkt met specialisten die het bijhorende softwarepakket goed kennen. Een goede BPO-partner zal continu bezig zijn om mee te gaan in de ontwikkeling van het pakket en de dienstverlening en dit op maat maken voor deze specifieke opdracht. Als organisatie kan je hierdoor vertrouwen op en gebruikmaken van deze expertise, zonder hier zelf volledig in te investeren.
