Als ervaringsdeskundigen in IT-implementaties, maar ook vanuit onze HR-services dienstverlening, kennen we het belang van een goede datamigratie. Je kunt je dagelijkse processen niet goed uitvoeren als de data onjuist in het systeem staat of is gekomen. Collega’s Arjan Kats (links) en Denis Cojuhar (rechts) maken deel uit van ons team Data & Analytics en zijn de aangewezen personen om jou te helpen aan een daadkrachtige datamigratie. 

Wat is een datamigratie? 

“Datamigratie is het proces waarbij gegevens van het ene systeem of platform worden overgebracht naar het andere. Vaak wordt dit gedaan bij de implementatie van nieuwe software of bij een reorganisatie van de IT-infrastructuur. Datamigratie is een belangrijk onderdeel van de meeste payroll- en HRIS-implementaties en is ook relevant in het geval van fusies en overnames. Zelf werk ik vaak aan de technische kant van de datamigratie, waar Arjan actief is als projectleider of proceslead,” vertelt Denis. 

Arjan vult aan: “Het doel van iedere datamigratie is een soepele overgang waarbij de data accuraat, bruikbaar, controleerbaar en veilig is en moet blijven. Om dit soepel te laten verlopen, hebben wij een aantal belangrijke aspecten geïdentificeerd: 

• Samenwerking 

HR-implementaties hebben vaak een harde deadline en staan onder tijdsdruk. Het gezamenlijk doorleven van het projectplan is dan van groot belang. Zo levert de Payroll Stream de looncode catalogus, helpt de Systems Stream met het veiligstellen van bevroren data en neemt de Test Stream testdata af. 

• Compliance 

Gegevens worden verplaatst tussen verschillende systemen en soms buiten systemen opgeslagen, bewerkt en uiteindelijk verwijderd. De AVG geeft hiervoor richtlijnen, maar die moeten worden toegepast op de specifieke omstandigheden van het project. Daarom worden Privacy en Security vroegtijdig betrokken. 

• Quality Control 

De (Project)controller bepaalt aan welke eisen de bewijsvoering voor een juiste datamigratie moet voldoen. Ook wordt bepaald hoe lang de gemigreerde data moet worden bewaard, bijvoorbeeld voor de accountantscontrole. Ook de controller wordt vroegtijdig betrokken. 

• Definition of ‘Done’ 

Wanneer is de datamigratie ‘af’? Vaak moet alle data één-op-één juist en volledig zijn gemigreerd, maar soms blijkt dat in de praktijk niet haalbaar of efficiënt. Daarom wordt vooraf de meetlat bepaald waaraan de datamigratie moet voldoen. Hetzelfde geldt voor de entry-criteria: waaraan moet zijn voldaan voordat er überhaupt wordt begonnen met de datamigratie? 

• Datakwaliteit 

“Garbage in = Garbage out” geldt zeker voor datamigraties. Voordat wordt gestart, wordt samen met de data-eigenaar een assessment gedaan van de datakwaliteit. Aan de hand van deze resultaten wordt een plan opgesteld met de benodigde interventies. 

Als Consultday brengen wij toegevoegde waarde tijdens datamigraties door onder meer deze 4 stappen voor onze rekening te kunnen nemen: 

1. Het organiseren van de datamigratie 
2. Het opzetten van de processen 
3. Vinden van specialistische hulp, indien nodig  
4. Stakeholdermanagement 

Migreren in fasen 

Arjan: “Een datamigratie verdeel je onder in 3 fasen, met elk een aantal stappen die elkaar opvolgen in een logische volgorde. De drie fasen zijn 

• Planning 
• Organiseren en 
• Uitvoeren 

Elke fase heeft onderliggende stappen en aandachtspunten, zoals je ziet in ons eigen framework. Dit kader helpt je om je datamigratie goed en gestructureerd aan te pakken, van A tot Z.” 

Do’s en don’t’s bij migreren 

Gezamenlijke kennis en talenten zorgen voor een grote verscheidenheid aan tips. Arjan en Denis hebben de volgende do’s en don’t’s voor je, zodat je jouw datamigratie goed in kaart brengt, organiseert en uitvoert. 

Do’s 

• Houd in de planningsfase al ruimte voor trial and error.  

Niet alles werkt direct zoals je verwacht of hoopt, daar kun je lering uit trekken. Creëer ruimte voor onderzoeken en verbeteren. 

• Wees geen data-eiland. 

Vind de samenwerking met andere streams: payroll, testing en de gehele integratie. De datamigratie heeft gevolgen voor de gehele organisatie en is één van de kritische succesfactoren voor de algehele integratie. 

• Stel vragen, het hele proces lang. 

Deze do is gerelateerd aan die hierboven. Houd verbinding met je (interne) eindklanten en -gebruikers. Stel hen alle vragen die je hebt en niet alleen in de planningsfase, doe het bij iedere stap en fase. 

• Documenteren kun je leren. 

Documenteer niet alleen de datamigratie en wat daarvoor moet gebeuren. Beschrijf zo nodig ook de definitie van de gemigreerde velden, zodat naar de toekomst helder is wat een gegeven precies inhoudt. 

• Begin vroeg met datamanagement. 

Heel vroeg (!), zodra je weet dat er een project aankomt! Dit geldt vooral voor het verhogen van de datakwaliteit. 

• Legacy-systemen. 

Zorg dat je zo snel mogelijk de technische resources en toegang tot de systemen hebt om data te extraheren. 

• Gebruik meerdere cycli. 

Iedere datamigratie kent zijn eigen uitdagingen, vooral als het doelsysteem nieuw is. Test daarom de datamigratie, het liefst meerdere keren. En vergeet bij het testen niet om te toetsen of de data ook goed landt in gekoppelde systemen. 

Don’t’s 

• Onderschat de inspanning niet 

Het extraheren, mappen, laden en valideren van data kost meer tijd en moeite dan vaak gedacht wordt. 

• Verwar wensen niet met behoeften 

Vermijd de gedachte “alles moet gemigreerd worden“. Focus op wat daadwerkelijk essentieel is. 

• Negeer data-afhankelijkheden niet 

Deze kunnen de laadprocessen volledig verstoren. Bepaal dus de juiste prioriteit bij het laden: eerst de cao, dan de loonschaal en trede en daarna de looncodes. 

Jouw daadkrachtige datamigratie starten? 

Hebben Arjan en Denis jou nieuwsgierig gemaakt naar de mogelijkheden die een daadkrachtige datamigratie jouw organisatie bieden? We helpen je hier graag verder mee. De eigenlijke eerste stap is contact opnemen met ons, we gaan graag in gesprek met je! 

---