Consultday cutover management: zorgeloos van oud naar nieuw

Vincent Krist

HR IT Consultant

22 januari 2025

1 januari ligt nog vers achter ons, het moment waarop veel nieuwe HR- en Payrollprocessen en –systemen live gaan. Overstappen naar een nieuw systeem is een spannende, maar ook complexe uitdaging voorafgaand aan dat moment. Er komt veel op je af, vooral tijdens de cutoverfase. Dit is wanneer het oude systeem wordt uitgefaseerd en het nieuwe systeem in gebruik wordt genomen. Bij Consultday weten we hoe belangrijk een goed georganiseerde cutover is. Met de juiste voorbereiding en coördinatie verloopt ook jouw overgang soepel, zonder onnodige stress en volgens planning. In dit blog neem ik je mee in de essentie van cutover management en hoe wij jou hierbij helpen. 

Wat is een cutover? 

Ik begin bij het begin, want wat is een cutover eigenlijk? Een cutover is de laatste fase van een implementatieproject waarin alle voorbereidingen samenkomen. Denk aan het migreren van data, het activeren van koppelingen en het synchroniseren van teams. Het doel? Het oude systeem volledig vervangen door het nieuwe, zodat alles vlekkeloos draait vanaf de eerste dag na livegang. Het plannen en uitvoeren van deze overgang doe je niet met twee vingers in de neus. Kleine foutjes kunnen grote gevolgen hebben, juist daarom is een gestructureerde aanpak cruciaal. 

“Vincent, is een cutover en livegang dan niet hetzelfde?” Ik hoor het je bijna denken, dat snap ik ook wel. Echt. Er zijn echt wel verschillen, ook al zijn ze aan elkaar verbonden en kan dat verwarrend zijn. De livegang volgt na de overgangsperiode, uitfasering en voorbereiding op het gebruik van het nieuwe systeem. De live komt daarna en geeft het moment aan waarop de nieuwe processen en nieuwe systeem echt helemaal operationeel draaien. 

Dus: 

  • Cutover: De technische overgang, zoals datamigratie en configuratie. 
  • Livegang: De operationele start, eindgebruikers gaan het systeem daadwerkelijk gebruiken. 

Waarom is cutover management zo uitdagend? 

Tijdens een cutover komen verschillende factoren samen: strakke deadlines, complexe afhankelijkheden en hoge verwachtingen van eindgebruikers en andere stakeholders. Vaak ontbreekt het binnen organisaties aan ervaring en structuur, waardoor fouten snel kunnen escaleren.  

Er zijn een aantal factoren die cutover en cutover management zo belangrijk maken. Bijvoorbeeld besluitvorming, het naadloos op elkaar aansluiten van processen en een minimale impact op medewerkers. 

Succes in 3 stappen 

Cutover management bestaat uit 3 fasen om tot een goed eindresultaat te komen. Ik neem ze door met je: 

  1. Goede voorbereiding. Begin ruim op tijd met het maken van je actielijst, zo gedetailleerd mogelijk ook om iedereen op dezelfde pagina te krijgen en houden. Deze lijst geeft inzicht in wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is en wanneer taken afgerond moeten zijn. Denk onder meer aan: 
    1. Het migreren van data naar het nieuwe systeem. 
    2. Het testen van kritieke processen, zoals salarisverwerking of rapportagefunctionaliteiten. 
    3. Het maken van één of meer back-upstrategieën, mocht er helaas toch iets misgaan. 
    4. Het trainen van eindgebruikers in het gebruik van het nieuwe systeem en beantwoorden van vragen van hun collega’s

Prioriteiten kunnen echt anders zijn per organisatie, maar vaak horen de volgende onderdelen tot de belangrijkste: 

    1. Zorg dat cruciale bedrijfsprocessen, zoals facturatie en HR-administratie, direct up and running zijn. 
    2. Test, check, dubbelcheck en weet zeker dat alle data correct en volledig is overgegaan naar het nieuwe systeem. 
    3. Test alle interfaces met andere systemen grondig om verstoringen te voorkomen. 
  1. Simpel en structuur. Hoe ingewikkelder een project is, hoe groter de kans op fouten is. Houd de actielijst daarom overzichtelijk, simpel en toegankelijk voor stakeholders. Richt je op de belangrijkste prioriteiten en voorkom dat teams verdrinken in eindeloze details. Hierbij kun je denken aan: 
    1. Bundel vergelijkbare taken om de focus te behouden. 
    2. Gebruik visuele hulpmiddelen als dashboards om de voortgang te in de gaten te houden. Dit kan ook echt motiverend werken, zeker wanneer je steeds meer ‘in het groen’ komt!  
  2. Strakke coördinatie en bijsturing. Tijdens de cutover is het van essentieel belang om de voortgang voortdurend te blijven monitoren. Wij helpen organisaties met coördinatie en snelle bijsturing waar nodig, zodat niets door de spreekwoordelijke vingers glipt. Praktische voorbeelden zijn: 
    1. Dagelijkse stand-ups met het kernteam om updates en knelpunten te bespreken. 
    2. Het instellen van een specifieke groep die beslissingen snel kunnen nemen. 

Extra tip van mij: zorg voor goede koffie! Geen enkele bespreking is ooit slechter geworden van een lekker bakkie koffie! 😉  

Mijn tips voor een soepele cutover 

  • Kies ervoor om te werken met een klein team, stakeholders die de kern van de transformatie en beslissingsproces vormen. Samen coördineren zij het geheel naar een goed eind. 
  • Tijdige en transparante communicatie richting stakeholders. Zorg ervoor dat alle betrokkenen weten welke prioriteiten en bijbehorende deadlines er zijn, net als wie waarvoor verantwoordelijk is. 
  • Houd overal rekening mee. Je kunt plannen, meerdere scenario’s uitwerken en blijven duimen, maar toch. Wees voorbereid op het onverwachte, houd er rekening mee dat er toch problemen of technical difficulties kunnen ontstaan. Geef hier dus extra tijd voor in je projectplanning! 

Consultday cutover management 

Bij Consultday begrijpen we dat een cutover meer is dan een technische overstap. Het gaat om het samenbrengen van processen en technologie, met aandacht voor het menselijke aspect en de eindgebruiker. Dat zien we bij ieder proces opnieuw en deze ervaring en expertise nemen we mee naar de volgende go-live. Go-lives bij verschillende soorten organisaties in uiteenlopende sectoren, waardoor we dit proces gemakkelijker in kaart brengen. 

Wij ondersteunen organisaties bij: 

  • Het opstellen van duidelijke en haalbare plannen. 
  • Het beheren van actiepunten en mijlpalen. 
  • Het bewaken van deadlines en oplossen van knelpunten. 
  • Met onze expertise zorgen we voor structuur en overzicht, zodat jouw organisatie met vertrouwen live kan gaan. 

Conclusie 

Een goed georganiseerde cutover is essentieel voor de succesvolle livegang van een nieuw systeem. Met de juiste voorbereiding, een overzichtelijke aanpak en strakke coördinatie helpt Consultday jouw organisatie om deze uitdagende fase moeiteloos te doorstaan. 

Benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Ik kom graag in contact met je om te bespreken hoe wij rust en structuur brengen in jouw cutoverproces! Kopje koffie erbij? 


Meer Blogs