HR IT Consultant
1 januari ligt nog vers achter ons, het moment waarop veel nieuwe HR- en Payrollprocessen en –systemen live gaan. Overstappen naar een nieuw systeem is een spannende, maar ook complexe uitdaging voorafgaand aan dat moment. Er komt veel op je af, vooral tijdens de cutoverfase. Dit is wanneer het oude systeem wordt uitgefaseerd en het nieuwe systeem in gebruik wordt genomen. Bij Consultday weten we hoe belangrijk een goed georganiseerde cutover is. Met de juiste voorbereiding en coördinatie verloopt ook jouw overgang soepel, zonder onnodige stress en volgens planning. In dit blog neem ik je mee in de essentie van cutover management en hoe wij jou hierbij helpen.
Ik begin bij het begin, want wat is een cutover eigenlijk? Een cutover is de laatste fase van een implementatieproject waarin alle voorbereidingen samenkomen. Denk aan het migreren van data, het activeren van koppelingen en het synchroniseren van teams. Het doel? Het oude systeem volledig vervangen door het nieuwe, zodat alles vlekkeloos draait vanaf de eerste dag na livegang. Het plannen en uitvoeren van deze overgang doe je niet met twee vingers in de neus. Kleine foutjes kunnen grote gevolgen hebben, juist daarom is een gestructureerde aanpak cruciaal.
“Vincent, is een cutover en livegang dan niet hetzelfde?” Ik hoor het je bijna denken, dat snap ik ook wel. Echt. Er zijn echt wel verschillen, ook al zijn ze aan elkaar verbonden en kan dat verwarrend zijn. De livegang volgt na de overgangsperiode, uitfasering en voorbereiding op het gebruik van het nieuwe systeem. De live komt daarna en geeft het moment aan waarop de nieuwe processen en nieuwe systeem echt helemaal operationeel draaien.
Dus:
Tijdens een cutover komen verschillende factoren samen: strakke deadlines, complexe afhankelijkheden en hoge verwachtingen van eindgebruikers en andere stakeholders. Vaak ontbreekt het binnen organisaties aan ervaring en structuur, waardoor fouten snel kunnen escaleren.
Er zijn een aantal factoren die cutover en cutover management zo belangrijk maken. Bijvoorbeeld besluitvorming, het naadloos op elkaar aansluiten van processen en een minimale impact op medewerkers.
Cutover management bestaat uit 3 fasen om tot een goed eindresultaat te komen. Ik neem ze door met je:
Prioriteiten kunnen echt anders zijn per organisatie, maar vaak horen de volgende onderdelen tot de belangrijkste:
Extra tip van mij: zorg voor goede koffie! Geen enkele bespreking is ooit slechter geworden van een lekker bakkie koffie! 😉
Bij Consultday begrijpen we dat een cutover meer is dan een technische overstap. Het gaat om het samenbrengen van processen en technologie, met aandacht voor het menselijke aspect en de eindgebruiker. Dat zien we bij ieder proces opnieuw en deze ervaring en expertise nemen we mee naar de volgende go-live. Go-lives bij verschillende soorten organisaties in uiteenlopende sectoren, waardoor we dit proces gemakkelijker in kaart brengen.
Wij ondersteunen organisaties bij:
Een goed georganiseerde cutover is essentieel voor de succesvolle livegang van een nieuw systeem. Met de juiste voorbereiding, een overzichtelijke aanpak en strakke coördinatie helpt Consultday jouw organisatie om deze uitdagende fase moeiteloos te doorstaan.
Benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Ik kom graag in contact met je om te bespreken hoe wij rust en structuur brengen in jouw cutoverproces! Kopje koffie erbij?