12 juli 2024
12 juli 2024
Veel HR-afdelingen bepalen doorlopend hun toegevoegde waarde. Waar helpen we de organisatie nu echt mee vooruit en waar besteden we onze tijd aan? In een heel aantal gevallen leiden vragen als deze tot de keuze om een e-HR systeem te implementeren of (een deel van) de dienstverlening uit te besteden. Hier zijn 3 tips voor.
De beslissing is genomen. Dit is het moment om de tijd te nemen om heel uitgebreid, proces voor proces, te beschrijven hoe jouw ideale dienstverlening eruitziet. Durf te dromen! Doe dit vooral niet binnenskamers met alleen HR, maar betrek de mensen waar het om draait. Want wie gaan er straks gebruik maken van het systeem? Juist, de medewerkers van je organisatie. Realiseer je dat elke beslissing die je nu neemt, impact heeft op de employee journey door je organisatie en dus op hoe medewerkers HR en de organisatie zien en ervaren.
Organiseer bijvoorbeeld bijeenkomsten om alle mogelijke feedback te verzamelen. Wensen, zorgen, obstakels, alle mogelijke inzichten die de doelgroep voor je heeft. Dit geeft je meteen de mogelijkheid om bewustzijn onder medewerkers te creëren en aan te kondigen dat er een flinke verandering aankomt. Leg projectkeuzes aan de deelnemers voor, laat voortgang regelmatig zien en toets communicatiemiddelen en behoeftes. Hun input is goud waard en kan je behoeden voor heel wat ontevredenheid op een later moment.
Als je dan helder hebt wat dé ideale dienstverlening is, kun je dat vertalen naar een aantal uitgangspunten als kader voor de teams die de beslissing(en) gaan nemen. Die uitgangspunten moeten een leidraad zijn voor alle betrokkenen en gaan van abstract (we willen vriendelijke dienstverlening leveren) tot concreet (we sturen geen notificaties bij een happy flow).
Als HR-afdeling ben je verantwoordelijk voor de gehele HR-dienstverlening, het project en de transitie. Dat betekent dat je in de lead bent voor alles wat daarbij komt kijken, dus ook voor de techniek achter (de ontsluiting van) je systeem en alle communicatie. Neem dus verantwoordelijkheid voor alle aspecten van je dienstverlening en voor de samenwerking met andere disciplines in de organisatie die je daarvoor nodig hebt.
Goed ketenmanagement is hierbij de sleutel tot succes, niet alleen in de projectfase. Organiseer daarom al je HR-processen in een aantal hoofdketens en betrek alle partijen daarbij: de verschillende HR-disciplines (beleid, proces, advies en operatie) maar ook IT, Security, leveranciers en afgevaardigden van derde partijen. Door alle disciplines samen te brengen in deze ketenteams zorg je dat iedereen zijn zegje kan doen en specifieke verantwoordelijkheden krijgt. En dat in gezamenlijkheid het beste resultaat wordt behaald in zowel de lopende dienstverlening als bij gewenste verbeteringen in de toekomst.
Bij elke uitbesteding kijkt iedereen naar het effect op de kosten, maar vergeet de andere kant van de medaille niet: uitbesteden heeft onvermijdelijk een effect op de kwaliteit en flexibiliteit van je dienstverlening. Dat hoeft niet erg te zijn als je op één lijn zit met je leverancier en afspraken zijn vastgelegd. Een gelijkwaardige en constructieve relatie maakt hierbij het verschil. Zeggen dat je partners bent is één ding, échte partners zijn is van een andere orde.
Partnerschap gaat niet vanzelf, beide partijen moeten daar nadrukkelijk energie in steken. Dat doe je door volledig transparant te zijn naar elkaar: wees heel eerlijk in wat je wilt, kunt en verwacht. Ook, of eigenlijk juist, als het erom spant. Dat zijn de momenten waarop velen genegen zijn om met het contract te schermen. Juridisch wellicht correct, maar het draagt waarschijnlijk niet bij aan het doel: samen geweldige HR-dienstverlening neerzetten en leveren aan de medewerkers van de organisatie.
De beste tip is eigenlijk heel voor de hand liggend. Leer elkaar goed kennen om elkaar beter te begrijpen. Neem een kijkje in elkaars keuken: ken de mensen, elkaars strategische doelen, uitdagingen en organisatiecultuur. Op die manier begrijpt een leverancier wat de impact is van de oplossingen en ken jij als opdrachtgever de impact van jouw vraag, opdracht of idee.
Een verandering als het invoeren van e-HR of het uitbesteden van de HR-dienstverlening is groots. Dat gaat niet zonder slag of stoot, er zullen dingen anders uitpakken dan vooraf verwacht en in kaart gebracht. Ook zullen er mensen (waarschijnlijk) minder blijf of tevreden zijn. Daar moet je niet blind voor zijn, maar laat dit je ook niet van de wijs brengen. Echt partnerschap kost tijd, net zoals wennen aan een nieuwe manier van werken. Aan jou de taak om de weg ernaartoe zo goed mogelijk aan te leggen en te wijzen.
